FAQ - Tout savoir sur Qualiopi

L’arrêté du 31 mai 2023 publié le 08 juin 2023 « portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation », apporte des précisions et de nouvelles mesures concernant la certification Qualiopi.
Plusieurs changements sont applicables à partir du 1er septembre 2023. Trois points à retenir : majoration de 0,5 jours pour les audits de surveillance pour les nouveaux entrants, journée d’audit de surveillance modifiée en fonction du CA, un nouvel entrant est un client sans BPF qui n’a jamais été certifié auparavant. Nouvelle règle pour le traitement des nouveaux entrants. Un nouvel entrant est un client sans BPF qui n’a jamais été certifié auparavant.

L’arrêté du 31 mai 2023 a pour objectif de renforcer les procédures d'audit liées à la certification Qualiopi et introduit des ajustements concernant l'accréditation des organismes certificateurs. Il clarifie les exigences auxquelles doivent répondre les organismes de formation pour obtenir la certification Qualiopi, indispensable pour bénéficier des fonds publics ou mutualisés. Les audits initiaux, de surveillance et de renouvellement sont minutieusement détaillés, précisant les éléments à collecter et à vérifier par l'organisme certificateur. L'arrêté insiste également sur l'obligation pour l'organisme certifié d'afficher son certificat dans ses locaux et en ligne. Des ajustements ont également été apportés du côté des organismes certificateurs, restreignant le nombre de certificats pouvant être délivrés en dehors de l'accréditation et spécifiant les conséquences d'un refus ou d'un retrait d'accréditation.

La réalisation de pré-audit est possible. Il s’agit d’un audit déclaratif : l’auditeur ne vérifie pas le contenu des documents que le prestataire déclare avoir comme preuve pour répondre aux exigences du référentiel. Le livrable est le rapport de pré-audit. La durée du pré-audit ne peut pas excéder le tiers de la durée de l’audit initial. L’auditeur qui effectue le pré-audit ne peut pas réaliser le cycle d’audit de certification.

Le pré-audit est réalisé à distance. Le pré-audit peut être réalisé sur site à votre demande.

Avant l’audit initial, vous devez fournir les éléments suivants :

• Le numéro SIREN de la structure candidate,
• Le statut juridique de la structure candidate,
• Une description des activités de la structure (modalité des prestations, AFEST, Alternance, formations certifiantes, sous-traitance, etc.),
• Pour les nouveaux entrants n’ayant pas encore un BPF, le montant des produits perçus par catégorie de financeur relatifs à votre activité, établi à partir des données comptables,
• Organigramme nominatif et fonctionnel sans un minimum de salariés.

De plus, vous devez joindre, lors de la conclusion du contact de certification, une déclaration sur l’honneur, datée et signée, attestant que vous n’avez pas conclu un contrat de certification avec un autre certificateur pour les catégories d’actions sollicitées ni fait l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification de moins de trois mois. Toute fausse déclaration parmi les éléments transmis à notre organisme certificateur ou lors de votre audit peut entraîner le refus de certification.

La mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’actions concourant au développement des compétences concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit.

Un audit initial de la conformité de votre organisme sur la base du Référentiel National Qualité – Qualiopi sera réalisé suivant les éléments applicables à l’activité. Cet audit est réalisé dans vos locaux, ou dans un lieu convenu avec l’auditeur. Dans ce cas-là, nous vous demanderons de prendre contact avec votre chargé d’affaires chez AB Certification afin de convenir des modalités pratiques.

Suite à cet audit et après avis favorable, un certificat vous est délivré pour une durée de 3 ans, sous réserve d’effectuer un audit de surveillance.

Pour les organismes nouveaux entrants : l'audit ne peut être déclenché que si l'organisme a débuté ses formations.
Un organisme de formation qui n’a pas encore débuté son activité ne peut ainsi pas être audité. En effet, la mise en œuvre d’une action concourant au développement des compétences relevant de la catégorie objet de la demande est un prérequis au déclenchement de l‘audit. La contractualisation (signature de la convention de formation) n’est pas suffisante pour réaliser l’audit.

Pendant l’audit initial
Lors de l’audit, si l'auditeur identifie de nouveaux éléments pouvant modifier la durée initialement prévue dans le contrat, celui-ci doit ajuster la durée prévue en se basant sur les modalités de calcul mentionnées dans l’arrêté, ou, à défaut, effectuer un audit complémentaire.
Si l’auditeur découvre des nouveaux éléments au cours de l’audit, et que ces informations impactent la durée de l’audit, celle-ci devra être modifiée en conséquence. Cette modification de la durée peut impliquer un audit complémentaire.
L’échantillonnage des dossiers audités par l’auditeur doit être représentatif de l’activité de l’OPAC et être communiqué à l’organisme candidat uniquement au cours de la réunion d’ouverture. Le support d'enregistrement d'audit transmis par l'auditeur à AB doit mentionner l'échantillonnage des actions réalisé par l'auditeur par catégorie d'actions concourant au développement des compétences auditée et la justification de l'échantillonnage, ainsi que les éléments de preuve apportés par l'organisme candidat et consultés lors de l'audit.

L’audit de surveillance intervient environ 18 mois (entre le 14ème et le 22ème mois) après la certification initiale, dans le but de vérifier que le référentiel est toujours appliqué. Les éléments administratifs, la conformité au référentiel sur certaines activités, les actions conduites dans le cadre de l’amélioration continue sont analysés par l’auditeur.
L’audit de surveillance est réalisé sur site ou en distanciel.

Avant l’audit de surveillance :
AB Certification collecte Les éléments nécessaires à l’actualisation des données administratives de l’organisme :
Les coordonnées du dirigeant,
Le BPF, la durée de l’audit de surveillance doit être actualisée en fonction du dernier BPF (si changement de tranche de chiffre d’affaires),
Un organigramme à jour de l’organisme et la ou les adresses des sites.

Le jour de l’audit de surveillance :
L’auditeur doit obligatoirement auditer les points suivants :
Indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial, efficacité des actions correctives et des mesures préventives
Les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures (4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32)
Indicateurs 1, 17, 19, et l’indicateur 3 pour les organismes concernés.
Pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs applicables n’ayant pas été audités.

Pour les organismes audités en tant que nouveaux entrants à l’audit initial, l’auditeur balayera l’ensemble des indicateurs applicables. Pour cette raison, la durée de l’audit de surveillance d’un nouvel entrant sera majorée d’une demi-journée.

Nouveauté : En plus des règles d'utilisation de la marque Qualiopi, l’organisme certifié doit afficher son certificat dans ses locaux et sur son site internet. En l’absence de site internet, il en communique une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur mentionné à l’article L. 6316-1 du code du travail qui en fait la demande.

Des nouveautés par arrêté du 31 mai 2023, publié dans le Journal Officiel. Le client doit fournir on BPF, ou le cas échéant si pas de pas BPF, fournir des éléments comptables objectifs de son activité (toutes pièces comptables, livre de recette…). L’attestation sur l’honneur ne suffit pas. Par ailleurs, quel que soit la taille du client, un organigramme de la société est exigé.

Nous vous informons également que la durée de l'audit de surveillance est majorée quand il s'agit d'un organisme nouvel entrant à l'audit initial.
Pour déterminer si un organisme de formation est dans sa première année d’activité, il convient d’identifier si l’organisme a transmis un premier bilan pédagogique et financier.

Les audits de renouvellement de certification doivent être réalisés en présentiel, avant la date d'échéance du certificat.
Cet audit donne lieu à l'obtention d'un nouveau certificat. La décision de renouvellement doit intervenir avant l'expiration de la certification. En cas de renouvellement, la nouvelle décision de certification prend effet au lendemain de la date d'échéance du précédent certificat.

Afin d’éviter toute problématique relative au dépassement de la fin de validité du certificat, il est recommandé de réaliser votre audit de renouvellement 4 mois avant l’expiration de votre certification. Il est recommandé de les planifier 4 mois avant l'expiration du certificat, afin d'éviter toute suspension en cas des non-conformités majeures.

La durée de l’audit se calcule en fonction du Chiffre d’Affaires relatif à l’activité du prestataire d’action concourant au développement des compétences. Un organisme de formation nouvellement créé, n’ayant pas encore transmis de bilan pédagogique et financier à l’administration, devra fournir, au moment de sa candidature, les éléments comptables permettant d’établir son chiffre d’affaires au moment de sa candidature, et à partir duquel sera déterminée la durée de l’audit.

Les durées d’audits sont définies suivant les règles établies par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du Code du travail.

Afin d’établir notre meilleure offre, et d’adapter au mieux les durées d’audit, merci de compléter votre demande en cliquant ici.

Le logo Qualiopi vous sera envoyé avec le certificat.

Nous vous rappelons que vous pouvez utiliser le logo Qualiopi dès réception de votre certificat en prenant soin de prendre en compte les règles d’utilisation de la marque.

AB CERTIFICATION ne permet pas d’utiliser sa propre marque ni la marque COFRAC associée dans le cadre de la certification suivant le Référentiel National Qualité Qualiopi.

Une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure.

La non-conformité mineure est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée.

La non-conformité majeure est la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée. Les modalités relatives à ces non-conformités au référentiel national de certification de qualité des organismes mentionnés à l’article L. 6351-1 sont précisées par arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle.

Le traitement des non-conformités
Une certification peut être suspendue ou retirée, au regard de la gravité et/ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées, dans le cas de non-conformités majeures non levées sous trois mois ou de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces. Les délais de mise en œuvre des actions correctives ne doivent pas dépasser un délai fixé en fonction du niveau de gravité des non-conformités :

– Pour une non-conformité mineure, le plan d’action établi est adressé à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier, pour AB Certification, ce délai est de 6 semaines, et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure ;

– Pour une non-conformité majeure, la vérification de la mise en œuvre d’actions correctives doit être effective sous trois mois. A défaut de mise en œuvre des actions correctives, la certification est suspendue. La suspension de la certification est levée par l’organisme certificateur suite à la réception de preuves permettant de constater le retour en conformité par le prestataire et le solde des non-conformités majeures. A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans un délai de trois mois après la suspension, la certification est retirée ou elle n’est pas délivrée. Elle nécessite alors la réalisation d’un nouvel audit initial de certification. La vérification du traitement des non-conformités peut donner lieu à la réalisation d’un audit complémentaire, à distance ou sur site.

AB Certification privilégie la proximité géographique pour la sélection des auditeurs en tenant compte de leurs compétences dans l’activité concernée.

Un organisme de formation peut disposer, pour mettre en œuvre son activité, de plusieurs sites. Dans ce cas, pour être qualifié d’organisme multi-sites, la présence permanente de personnel est requise sur chacun des sites et il devra mettre en place une organisation lui permettant de répondre aux exigences fixées par l’article 6 de l’arrêté du 6 Juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D.6316-1-1 du code du travail.

De plus, les exigences suivantes sont requises :
- l’organisme candidat doit avoir un seul et unique système qualité ;
- l’organisme candidat doit identifier sa fonction centrale qui fait partie de l’entité et n’est pas sous-traitée ;
- la fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique ;
- tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance géré pas la fonction centrale.

L'échantillonnage est constitué, hors la fonction centrale auditée lors de chaque audit du cycle, selon les modalités suivantes : .

Pour l’audit initial et de renouvellement : l'échantillon est la racine carrée du nombre total de sites, arrondi à l'entier le plus proche, choisis aléatoirement par AB Certification.

Pour l’audit de surveillance : l’échantillon est la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondie à l’entier le plus proche.

L'audit comprend a minima un site non audité à l'audit précédent.

Oui, l’audit de surveillance des organismes multi-sites obéit aux mêmes règles que celui des organismes mono-sites. Cependant une durée de 0,5 jour d’audit doit être ajoutée par sites échantillonnés dans le cadre de l’audit à distance.

Oui, le chargé d’affaires doit s’assurer que les conditions d’éligibilité des organismes multi-sites sont toujours valides au moment de l’audit de surveillance (article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 précité).

Cas n°1 d’un organisme multi-sites certifié selon une démarche de certification ou label reconnu par le CNEFOP sur un périmètre restreint de sites et qui souhaite déposer un dossier de demande de certification QUALIOPI pour un périmètre plus étendu de sites. Les durées d’audit aménagées sont applicables à l’audit initial pour l’ensemble des sites, la certification QUALIOPI étant rattachée à l’organisme pour l’ensemble de ses sites.

Cas n°2 d’un organisme certifié ou labellisé dans le cadre d’une démarche multi-sites reconnue par le CNEFOP, mais dont la qualité de multi-sites ne peut être reconnue dans le cadre de la certification QUALIOPI.
Dans ce cas, l’audit de certification de chaque organisme du réseau peut faire l’objet des conditions de durée d’audit aménagées prévues à l’article 10 de l’arrêté du 6 Juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D.6316-1-1 du code de travail.

Non, aucun site d’un organisme multi-sites ne peut être écarté de l’échantillonnage, même si son activité relève de de fonds privés.
Dans le cas d’un site a l’étranger, il ne sera pas écarté non plus de l’échantillonnage et pourra se faire auditer à distance.

Si l'audit est réalisé à une autre adresse que l'adresse déclarée, la raison du choix de l'adresse doit être justifiée.

Si vous remarquez la présence d'une autre adresse (site) avec du personnel présent en permanence, qui n'est pas pris en compte sur FCA, nous vous remercions de nous alerter avant l'audit.

Eu égard aux circonstances exceptionnelles liées au virus covid-19, l'activité de certification de l’OPAC ne peut en effet pas s'exercer conformément au calendrier initial, ces derniers ne pouvant plus accueillir du public. De la même manière, les organismes certificateurs et les instances de labellisation ne peuvent également pas assurer leur mission de certification dans de bonnes conditions et dans un contexte où il est recommandé d'éviter les contacts présentiels.

Cette nouvelle date 1^er Janvier 2022 fait suite à l’ordonnance no 2020-387 du 1^er avril 2020 portant mesures d’urgence en matière de formation professionnelle afin de faire face aux conséquences économiques, financières et sociales de la propagation du covid-19. A cet effet, la loi du 5 septembre 2018 a été modifiée.

Par ailleurs, cet article reporte d'un an, soit au 1^er janvier 2022, l'échéance de l'enregistrement, dans le répertoire spécifique tenu par France Compétences, des certifications ou habilitations recensées à l'inventaire au 31 décembre 2018. Cette mesure permettra aux services de France Compétences de résorber le stock de demandes de renouvellement d'enregistrement dans le répertoire spécifique de manière graduelle, compte tenu de la crise sanitaire actuelle.

Une loi :

• La LOI n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel

Deux ordonnances :

• Ordonnance n° 2020-387 du 1^er avril 2020 portant mesures d'urgence en matière de formation professionnelle
• Ordonnance portant adaptation des dispositions de la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel aux collectivités d’outre-mer régies par l’article 73 de la Constitution et à Saint-Barthélemy, Saint-Martin et Saint-Pierre-et-Miquelon.

Deux décrets concernant la certification qualité des actions concourant au développement des compétences sont parus au Journal Officiel le 8 Juin 2019 :

• décret n° 2019-564 du 6 juin 2019 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle
• décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au Référentiel National sur la qualité des actions concourant au développement des compétences (RNCQ)

Trois arrêtés :

•  Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux exigences pour l'accréditation des organismes certificateurs prévues à l'article R. 6316-3 du code du travail
•  Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national mentionné à l'article D. 6316-1-1 du code du travail
•  Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation

La dernière version du Guide de lecture du Référentiel National Qualité apporte des précisions sur les modalités d’audit associées au référentiel de certification qualité des organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences : [télécharger le guide de lecture Qualiopi version v8].