FAQ - Tout savoir sur Qualiopi

La réalisation de pré-audit est possible. Il s’agit d’un audit déclaratif : l’auditeur ne vérifie pas le contenu des documents que le prestataire déclare avoir comme preuve pour répondre aux exigences du référentiel. Le livrable est le rapport de pré-audit. La durée du pré-audit ne peut pas excéder le tiers de la durée de l’audit initial. L’auditeur qui effectue le pré-audit ne peut pas réaliser le cycle d’audit de certification.

Le pré-audit est réalisé à distance. Le pré-audit peut être réalisé sur site à votre demande.

Un audit initial de la conformité de votre organisme sur la base du Référentiel National Qualité – Qualiopi sera réalisé suivant les éléments applicables à l’activité. Cet audit est réalisé dans vos locaux, ou dans un lieu convenu avec l’auditeur. Dans ce cas-là, nous vous demanderons de prendre contact avec votre chargé d’affaires chez AB Certification afin de convenir des modalités pratiques.

Suite à cet audit et après avis favorable, un certificat vous est délivré pour une durée de 3 ans, sous réserve d’effectuer un audit de surveillance.

L’audit de surveillance intervient environ 18 mois (entre le 14^ème et le 22^ème mois) après la certification initiale, dans le but de vérifier que le référentiel est toujours appliqué. Les éléments administratifs, la conformité au référentiel sur certaines activités, les actions conduites dans le cadre de l’amélioration continue sont analysés par l’auditeur.

Sauf dispositions spécifiques, l’audit de surveillance est réalisé hors site ; les éléments nécessaires devront être communiqués à votre auditeur dans le cadre de la préparation de l’audit de surveillance.

L’audit de surveillance est réalisé sur site dans les cas suivants :
– Signalements conformes aux règles de réclamations définies par AB Certification ;
– Résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent ;
– Pour les organismes multi-sites, échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l’initiative d'AB Certification et en fonction des deux cas précités.

Le renouvellement de la certification suppose la réalisation d'un audit de renouvellement sur place avant la date d'échéance du certificat. Cet audit donne lieu à l'obtention d'un nouveau certificat. La décision de renouvellement doit intervenir avant l'expiration de la certification. En cas de renouvellement, la nouvelle décision de certification prend effet au lendemain de la date d'échéance du précédent certificat.

Afin d’éviter toute problématique relative au dépassement de la fin de validité du certificat, AB Certification propose la réalisation de l’audit de renouvellement au plus tard 8 semaines avant l’expiration de votre certification.

La durée de l’audit se calcule en fonction du Chiffre d’Affaires relatif à l’activité du prestataire d’action concourant au développement des compétences. Un organisme de formation nouvellement créé, n’ayant pas encore transmis de bilan pédagogique et financier à l’administration, devra fournir, au moment de sa candidature, les éléments comptables permettant d’établir son chiffre d’affaires au moment de sa candidature, et à partir duquel sera déterminée la durée de l’audit.

Les durées d’audits sont définies suivant les règles établies par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du Code du travail.

Afin d’établir notre meilleure offre, et d’adapter au mieux les durées d’audit, merci de compléter votre demande en cliquant ici.

Une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure.

La non-conformité mineure est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée.

La non-conformité majeure est la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée. Les modalités relatives à ces non-conformités au référentiel national de certification de qualité des organismes mentionnés à l’article L. 6351-1 sont précisées par arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle.

Le traitement des non-conformités
Une certification peut être suspendue ou retirée, au regard de la gravité et/ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées, dans le cas de non-conformités majeures non levées sous trois mois ou de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces. Les délais de mise en œuvre des actions correctives ne doivent pas dépasser un délai fixé en fonction du niveau de gravité des non-conformités :

– Pour une non-conformité mineure, le plan d’action établi est adressé à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier, pour AB Certification, ce délai est de 6 semaines, et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure ;

– Pour une non-conformité majeure, la vérification de la mise en œuvre d’actions correctives doit être effective sous trois mois. A défaut de mise en œuvre des actions correctives, la certification est suspendue. La suspension de la certification est levée par l’organisme certificateur suite à la réception de preuves permettant de constater le retour en conformité par le prestataire et le solde des non-conformités majeures. A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans un délai de trois mois après la suspension, la certification est retirée ou elle n’est pas délivrée. Elle nécessite alors la réalisation d’un nouvel audit initial de certification. La vérification du traitement des non-conformités peut donner lieu à la réalisation d’un audit complémentaire, à distance ou sur site.

AB Certification privilégie la proximité géographique pour la sélection des auditeurs en tenant compte de leurs compétences dans l’activité concernée.

Un organisme de formation peut disposer, pour mettre en œuvre son activité, de plusieurs sites. Dans ce cas, pour être qualifié d’organisme multi-sites, la présence permanente de personnel est requise sur chacun des sites et il devra mettre en place une organisation lui permettant de répondre aux exigences fixées par l’article 6 de l’arrêté du 6 Juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D.6316-1-1 du code du travail.

De plus, les exigences suivantes sont requises :
- l’organisme candidat doit avoir un seul et unique système qualité ;
- l’organisme candidat doit identifier sa fonction centrale qui fait partie de l’entité et n’est pas sous-traitée ;
- la fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique ;
- tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance géré pas la fonction centrale.

Oui, l’audit de surveillance des organismes multi-sites obéit aux mêmes règles que celui des organismes mono-sites. Cependant une durée de 0,5 jour d’audit doit être ajoutée par sites échantillonnés dans le cadre de l’audit à distance.

Oui, le chargé d’affaires doit s’assurer que les conditions d’éligibilité des organismes multi-sites sont toujours valides au moment de l’audit de surveillance (article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 précité).

Cas n°1 d’un organisme multi-sites certifié selon une démarche de certification ou label reconnu par le CNEFOP sur un périmètre restreint de sites et qui souhaite déposer un dossier de demande de certification QUALIOPI pour un périmètre plus étendu de sites. Les durées d’audit aménagées sont applicables à l’audit initial pour l’ensemble des sites, la certification QUALIOPI étant rattachée à l’organisme pour l’ensemble de ses sites.

Cas n°2 d’un organisme certifié ou labellisé dans le cadre d’une démarche multi-sites reconnue par le CNEFOP, mais dont la qualité de multi-sites ne peut être reconnue dans le cadre de la certification QUALIOPI.
Dans ce cas, l’audit de certification de chaque organisme du réseau peut faire l’objet des conditions de durée d’audit aménagées prévues à l’article 10 de l’arrêté du 6 Juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D.6316-1-1 du code de travail.

Non, aucun site d’un organisme multi-sites ne peut être écarté de l’échantillonnage, même si son activité relève de de fonds privés.
Dans le cas d’un site a l’étranger, il ne sera pas écarté non plus de l’échantillonnage et pourra se faire auditer à distance.

Eu égard aux circonstances exceptionnelles liées au virus covid-19, l'activité de certification de l’OPAC ne peut en effet pas s'exercer conformément au calendrier initial, ces derniers ne pouvant plus accueillir du public. De la même manière, les organismes certificateurs et les instances de labellisation ne peuvent également pas assurer leur mission de certification dans de bonnes conditions et dans un contexte où il est recommandé d'éviter les contacts présentiels.

Cette nouvelle date 1^er Janvier 2022 fait suite à l’ordonnance no 2020-387 du 1^er avril 2020 portant mesures d’urgence en matière de formation professionnelle afin de faire face aux conséquences économiques, financières et sociales de la propagation du covid-19. A cet effet, la loi du 5 septembre 2018 a été modifiée.

Par ailleurs, cet article reporte d'un an, soit au 1^er janvier 2022, l'échéance de l'enregistrement, dans le répertoire spécifique tenu par France Compétences, des certifications ou habilitations recensées à l'inventaire au 31 décembre 2018. Cette mesure permettra aux services de France Compétences de résorber le stock de demandes de renouvellement d'enregistrement dans le répertoire spécifique de manière graduelle, compte tenu de la crise sanitaire actuelle.

Une loi :

• La LOI n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel

Deux ordonnances :

• Ordonnance n° 2020-387 du 1^er avril 2020 portant mesures d'urgence en matière de formation professionnelle
• Ordonnance portant adaptation des dispositions de la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel aux collectivités d’outre-mer régies par l’article 73 de la Constitution et à Saint-Barthélemy, Saint-Martin et Saint-Pierre-et-Miquelon.

Deux décrets concernant la certification qualité des actions concourant au développement des compétences sont parus au Journal Officiel le 8 Juin 2019 :

• décret n° 2019-564 du 6 juin 2019 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle
• décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au Référentiel National sur la qualité des actions concourant au développement des compétences (RNCQ)

Deux arrêtés :

•  Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux exigences pour l'accréditation des organismes certificateurs prévues à l'article R. 6316-3 du code du travail
•  Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national mentionné à l'article D. 6316-1-1 du code du travail

Un Guide de lecture du Référentiel National Qualité, mentionné à l’article L. 6316-3 du Code du travail, apporte des précisions sur les modalités d’audit associées au référentiel de certification qualité des organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences.